خدمات دبیرخانه ای همایش ها و کنفرانس های مؤسسه هدایت فرهیختگان جوان به بخش های زیر تقسیم می گردد که بنا به درخواست دبیر همایش ممکن است یک یا چند بخش از آن در هر همایش سفارش داده شده و اجرا شود.

دبیرخانه مجازی همایش

• راه اندازی دبیرخانه مجازی (خارج از محل دبیرخانه اصلی)
• معرفی آدرس مؤسسه هدایت فرهیختگان جوان به عنوان دبیرخانه همایش
• اختصاص یک خط تلفن جهت همایش
• پاسخگویی به مراجعان حضوری و تلفنی
• آماده سازی پکیج شرکت کنندگان همایش

پکیج همایش به دو صورت در اختیار پژوهشگران قرار می گیرد :

• اهدا در روز همایش
• ارسال به صورت پستی قبل یا بعد از برگزاری همایش

پکیج همایش ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• کیف، پوشه و …
•  کتابچه مجموعه مقالات یا CD مجموعه مقالات یا هر دو
• گواهینامه شرکت کننده و همراهان
•  هدیه اهدایی از طرف کنفرانس

مؤسسه هدایت فرهیختگان جوان امکان و تجربه کافی جهت آماده سازی پکیج همایش و محتوای موجود در پکیج را دارا می باشد و همچنین در صورت تمایل به ارسال پستی، این مؤسسه امکان آماده سازی بسته های پستی با درج نام و آدرس و تحویل آن به پست و ارائه گزارش های مربوطه را داراست.

طراحی، صدور و چاپ گواهینامه به نام نویسندگان مقاله و شرکت کنندگان

شایان ذکر است این مؤسسه دارای تفاهم نامه همکاری با مراکز علمی و آموزشی مختلف در سطح دنیا می باشد؛ لذا امکان صدور گواهینامه بین المللی نیز برای همایش ها با مهر و امضای مؤسسات معتبر خارجی فراهم می باشد.

مدیریت وب سایت همایش و امور مربوط به هماهنگی با داوران و پذیرش مقالات

اطلاع رسانی، ارسال پوستر و بروشور همایش، ارسال فکس، تبلیغات اینترنتی و …

پیگیری امور مربوط به برگزاری همایش

• شامل اجاره سالن، هماهنگی جهت پذیرایی، تأمین نیروی برگزاری و …